Fundos e coleções

Acervo

Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

Coleção

Conjunto de documentos reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, independentemente da sua proveniência, não confundir com fundo. Podem existir coleções a diferentes níveis de descrição, nomeadamente a nível do fundo e da série.

Depósito

Mudança de custódia de documentos, a título precário, sujeita a condições previamente acordadas, normalmente quanto à sua comunicabilidade. A documentação depositada fica sob custódia de outra entidade, mas não muda de proprietário.

Espólio

Em sentido estrito é sinónimo de arquivo literário: "acervo documental complexo, constituindo uma unidade orgânica decorrente da atividade literária de determinada pessoa e composta pela respetiva obra manuscrita, ou equiparada, e pelos conjuntos de documentos que a essa pessoa foram enviados ou por ela recolhidos", definição de António Braz de Oliveira. Espólio significa património, isto é, todos os bens, direitos e obrigações deixadas por alguém que veio a falecer.

Fundo

Conjunto de documentos de arquivo, independentemente da sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular, família ou pessoa coletiva, no decurso das suas atividades e funções.

Património Arquivístico

Conjunto dos arquivos de valor permanente, públicos ou privados, existentes no âmbito de uma nação, de um estado ou de um município.

Subfundo

Subdivisão de um fundo contendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da entidade produtora ou, quando tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional ou a agrupamentos similares dos próprios documentos. Quando a entidade produtora tem uma estrutura hierárquica complexa, cada subgrupo tem tantos subgrupos subordinados quantos os necessários, de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da principal unidade subordinada.